Mengelola Rapat secara Efektif

PENGERTIAN RAPAT: 

    Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari dan ke manajer. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan operasional dalam organisasi. Rapat yang efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral karyawan. Secara umum, rapat merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan menyita banyak waktu Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi oleh pemimpin rapat dan persiapan serta tehnik yang digunakan peserta rapat. Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya menurut tujuannya, yaitu:

1.  Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi.

2. Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. 

3. Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat formal rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
2. Rapat informal rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

1. Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah- masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manaj
2. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
3. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:

1. Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
2. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

Tujuan Rapat

     

    Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

1. Untuk menyampaikan informasi, perintah.
2. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
3. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah yang sedang terjadi.
4. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
5. Semua permasalahan dari arus bawah  (para peserta rapat )
6. Untuk  memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masala

   
Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi

.   

      Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :

1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian
5. Kecocokan/keserasian.   

         

    Seberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :    
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

      

      Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :

1.Pakaian.
2.Pandangan mata.
3.Mimik wajah.
4.Sikap badan.
5.Suara. 
6.Tulisan.

  

      Dengan asumsi rapat sudah dipersiapkan dengan matang maka keberhasilan proses dan keputusan rapat sangat bergantung pada dua “pemain” utama yakni pimpinan dan peserta rapat. Karena itu pimpinan rapat harus melakukan beberapa hal berikut :

1.Sebaiknya hadir lebih awal ketimbang peserta rapat.
2.Sebelum rapat, pimpinan dan peserta rapat di lokasi rapat melakukan obrolan-obrolan rileks.
3.Membuka rapat kalau jumlah yang hadir sudah dianggap memenuhi persyaratan rapat.
4.Menjelaskan latarbelakang, maksud dan tujuan rapat kemudian diikuti dengan penjelasan.
5.Memberikan kesempatan kepada siapapun untuk berbicara bisa secara langsung atau berdasarkan tiap sesi (maksimum 4 orang persesi)
6.Mengatur proses diskusi misalnya melakukan kontrol agar pembicaraan fokus pada inti  bahasan atau tidak bertele-tele.
7.Merumuskan konsep keputusan rapat dan kemudian disampaikan kepada forum untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan untuk membantu pimpinan rapat.

                                            

                                   
 Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:     

1.Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tujuannya tidak jelas.
2. Komunikasi satu arah pemimpin erat menyampaikan informasi-informasi dan dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat.
3. Peserta biasanya enggan bicara keengganan ini bisa disebabkan karena peserta malu-malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena takut apa yang disampaikan akan mengabaikan reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta lain.
4. Setiap ide baru yang diketerangkan dihancurkan atau diterima tanpa diskusi.